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Imagina que de un momento a otro, tienes una lista de espera de clientes que quieren trabajar contigo, pero por más que quieras aprovechar esta oportunidad, no puedes atenderlos porque hacerlo implicaría perder el grado de personalización que tu negocio tiene y, por ende, implicaría perder la calidad en la entrega del servicio.

Terrible, ¿verdad? Tener la oportunidad de trabajar con más clientes y no poder hacerlo. Auch… 🥺

Ahora, imagina que, sin importar si eres el consultor principal, estés o no, igual tu consultora pueda atender a toda esa avalancha de clientes, sin perder la personalización, pero, sobre todo, sin perder la calidad, ¡Sería un gol de media cancha, ¿verdad?! 🔥

Imagina cuánto podrías crecer, cuánto más podrías estar ganando, cuántas personas podrían sumarse a tu equipo… ¿Cómo lograrlo? Te contamos que esto es posible gracias a la implementación de Procesos Digitales y aquí te contamos de qué va, ¿estás listo?

En este artículo, te vamos a compartir algunas reflexiones que estamos seguros te animarán a implementar Procesos Digitales en tu negocio, para que puedas liderar y estar a la vanguardia de las empresas de servicios, conocidas también como servtechs. *Por cierto, si te gusta el artículo, déjanos un comentario y compártelo en tu perfil, para que más dueños de agencias consultoras puedan hacer esta implementación (te lo van a agradecer). 🎁

¿QUÉ ES UN PROCESO DIGITAL?

Es un conjunto de actividades que tienen relación entre sí o que interactúan para transformar elementos de entrada en elementos de salida. 🤯

Para que lo entiendas de una manera simple, ponemos un ejemplo práctico: Supongamos que ofreces el servicio de copywriting desde tu Agencia de Funnels y un cliente te solicita la redacción de sus textos para el Lanzamiento de una nueva línea de productos. Siguiendo el concepto, expliquemos los elementos de un proceso digital:

  • ENTRADA: Toda la investigación previa que se hace de la marca, ejemplo: el análisis del segmento de mercado, validación del buyer persona, entendimiento de las ventajas competitivas del nuevo producto, etc. y de igual forma, el brief con los requerimientos exactos.
  • ACTIVIDADES: Interacción del equipo involucrado, para el planteamiento estratégico y posterior redacción de propuestas creativas en las campañas de lanzamiento.
  • SALIDA: Listado de todas las redacciones solicitadas por el cliente: carta de ventas, anuncios, guiones para los diferentes contenidos, copy web, entre otros.

Ahora, imagina que el servicio sea un proyecto de Consultoría por 06 meses, ¿Tienes idea de cuántas actividades se tendrían que realizar? Es por eso que, la documentación de los procesos digitales es clave para el crecimiento de tu Agencia Consultora. 

Por otro lado, documentar un proceso digital NO ES COGER UNA HOJA Y NARRAR LO QUE SUCEDE y ¡ya! Hay un protocolo y estándares mínimos que debes de seguir, para que sea entendible por todos los grupos de trabajo que interactúan con ellos y es en esta parte de las Agencias Consultoras que necesitamos algunos requisitos, para llevar a cabo esta implementación. 🤔

REQUISITOS PARA IMPLEMENTAR PROCESOS

A continuación detallamos los principales requisitos para implementar Procesos Digitales:

✅ ENTRADAS Y SALIDAS: 

Como su nombre lo indica, implica entradas y salidas, pero ¿de qué? Pues de otros procesos anteriores, flujos de información, recursos, productos, servicios, entre otros. Ahora un ejemplo:

Una Consultora de Comunicación Interna y el servicio de Diagnóstico Estratégico

  • Entrada: Ficha técnica y encuesta de clima laboral.
  • Actividades: Convocatoria, charla de introducción, llenado de encuestas, tratamiento de la información, análisis de la data, armado de presentación de resultados, entre otros.
  • Salida: Informe final con todos los hallazgos de la situación actual, en relación al clima laboral del área solicitante.

✅ SECUENCIA E INTERACCIÓN: 

Este es un requisito sencillo y lógico, porque todas las empresas y organizaciones siguen múltiples procesos (en la mayoría de casos de manera orgánica), y debemos de ordenarlas secuencialmente, pues en muchos casos un proceso depende de otro. Ahora, un ejemplo: 

Si una Consultora de Innovación desea proponer una estrategia de Innovación Incremental, debe empezar por un Diagnóstico Estratégico Integral de la Cultura Organizacional del cliente. No sería lógico crear una Hackathon para desarrollar nuevos productos digitales, sin antes saber si realmente la cultura organizacional se adapta a entornos más ágiles, propios de una cultura orientada al intraemprendimiento.

✅ CRITERIOS Y PROCEDIMIENTOS: 

Los criterios sirven para determinar los requisitos del proceso que se desea cumplir. Los métodos son la forma en la que se van a intentar cumplir esos requisitos; es decir, los procedimientos. Veamos un ejemplo:

Una Consultora de Marketing que está proponiendo una Estrategia de Ventas B2B cuyo objetivo es conseguir leads cualificados al Área Comercial, entonces:

  • Proceso: Construir el Funnel B2B automatizado para el cliente.
  • Procedimiento: Cómo se construye el funnel, donde incluye diseño gráfico, redacción persuasiva, animación digital, desarrollo web, entre otros.

✅ RECURSOS: 

Son las herramientas que la empresa va a necesitar para realizar la actividad. Se deben asignar correctamente para que el proceso se complete al 100% y no surjan problemas, como falta de presupuesto. Acá un ejemplo:

Una Agencia de Software, para desarrollar una web corporativa para su cliente, necesitaría algunos recursos como: dominio, hosting, certificado SSL, imágenes de alta calidad, herramientas de optimización, software de email marketing, entre otros.

✅ RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD: 

Consiste en designar un responsable del proceso. No es necesario que una sola persona se encargue de todos los procesos, sino que puede haber uno para cada proceso. 

✅ RIESGO Y OPORTUNIDADES: 

Consiste en evaluar los riesgos que conlleva el proceso y las oportunidades que pueden surgir de realizarlo. Ejemplo: 

Por error, uno de los consultores hace clic en una web con virus, ingresando inmediatamente un malware a su PC, que accede a todas sus contraseñas e impide el acceso del equipo a la PPT de Informe Final del Diagnóstico de un cliente, ¿qué haríamos en este escenario? Sería un caos, ¿verdad? 😱

✅ EVALUACIÓN: 

Simplemente consiste en comprobar si el proceso cumple con lo previsto, pero para poder hacer seguimiento si cumplimos con los estándares, primero debíamos haberlo documentado.

✅ MEJORA:

Implica sentar las bases de manera cuantitativa, para que pueda mejorar de manera constante, ya sea con la reducción de costes, optimización del tiempo, mayor satisfacción del cliente, etc.

Sin lugar a duda, construir procesos de alto valor nos permitirá alinear a todo nuestro equipo para poder brindar servicios de calidad. Además, nos facilita el proceso de entrega del servicio y podemos cumplir con cada una de las expectativas de nuestro cliente. 

Por otro lado, ¿Estás buscando implementar procesos digitales en tu Agencia Digitales? Con nosotros aprenderás a hacerlo desde CERO en el webinar gratuito: “Procesos High Ticket B2B”, donde estamos seguros que podremos ayudarte.

¿Qué esperas para documentar tú tus propios procesos?, ¿Hay algo en específico que te impide hacerlo? Déjanos un comentario y vamos compartiendo ideas. 🙋

*Conoce más sobre nuestros servicios: (1) Lanza tu Consultora B2B, para que inicies en el mundo emprendimiento digital, (2) Construye tu propio Sistema Comercial para atraer clientes de manera recurrente,  (3) Implementa Procesos Digitales, para escalar tu Consultora o (4) Desarrolla el Sistema Integrado de Expansión, para internacionalizar tu Empresa B2B. Agenda ahora mismo una DEMO GRATUITA en: www.b2bthinktank.org 📲